Analizamos Office 2010 TP

La última versión de la suite ofimática de Microsoft empieza a estar presentable. La versión TP (Technical Preview) de Office 2010 ha empezado a circular en Internet, aunque de momento fruto de una supuesta filtración. En MuyComputer hemos hecho una toma de contacto con la suite 2010 TP filtrada en la Red con bastantes visos de que realmente su procedencia sean los laboratorios de Microsoft.

La suite está compuesta por la mayoría de las aplicaciones ya conocidas. Al menos la versión Office 2010 TP (Technical Preview) incluye:

Microsoft Access 2010

Microsoft Excel 2010

Microsoft InfoPath Designer 2010

Microsoft InfoPath Editor 2010

Microsoft OneNote 2010

Microsoft Outlook 2010

Microsoft PowerPoint 2010

Microsoft Publisher 2010

Microsoft SharePoint Workspace

Microsoft Word 2010

 La denominación «oficial» es Office 14, tal y como indica en la información «Acerca de» en los menús de cada aplicación.

Y en cuanto a las utilidades de Office la suite incluye lo siguiente:

Digital Certificate for VBA Projects

Clip Organizer

Office Language Preferences

Picture Manager

Office Send-a-Smile / Frown

Office Synchronization Center

La utilidad para realizar comentarios favorables o desfavorables acerca de esta Techical Preview de Office 2010 es rápida y fácil de usar.

Como cambios significativos tenemos SharePoint Workspace, una evolución de Groove. Básicamente su función es la de indexar documentos compartidos por grupos de usuarios y guardar una copia en un servidor accesible por todos los integrantes de estos grupos cooperativos, o bien hacer que un único usuario disponga de un espacio único para trabajar desde distintos equipos sin preocuparse por la ubicación de los documentos.

 SharePoint Workspace se presenta como una forma de trabajar on-line y de forma cooperativa con mucho potencial, pero se echa de menos una puesta a punto más sencilla y la integración con Live.

A primera vista, Microsoft sigue sin encontrar una propuesta firme y sencilla que compita con Google Docs, por ejemplo, y vuelve a proponer una solución bastante independiente e inconexa, con problemas de funcionamiento (comprensibles pues se trata de una versión preliminar) en el plugin «Live» para Office. Esta herramienta se introdujo recientemente para guardar trabajos y documentos en un servidor on-line. La idea tras SharePoint Workspace es fantástica en cuanto a filosofía, pero la falta de unificación es un problema que debe resolver Microsoft.

O cuando menos reducir la complejidad asociada con el paso del almacenamiento local de los archivos al almacenamiento «en la nube». SharePoint Workspace permite que los grupos de trabajo compartan contenidos desde ubicaciones distintas, con herramientas como mensajería y chat escrito o de voz. El control de versiones, o la posibilidad de editar documentos simultáneamente, es perfecta para evitar esperas o encontrarse con archivos bloqueados. Incluso las presentaciones PowerPoint pueden editarse de este modo.

 Para formar un grupo de trabajo enviaremos invitaciones a otros usuarios. SharePoint Workspace sigue su evolución, como prueba mantiene el nombre de Groove 2007 en los cuadros de diálogo.

Las corporaciones que ya tengan un despliegue completo basado en servidores y portales SharePoint no deberían tener problemas con la migración, sin más que hacer que los responsables IT modifiquen la infraestructura de servidores y su relación con los clientes en cada puesto de trabajo. Pero para pymes, profesionales liberales y autónomos o usuarios domésticos, las herramientas de Microsoft para trabajar «en la nube» aún son algo complicadas.

El plugin Office Live es extraordinario en este sentido, pero mientras no se integre con SharePoint Workspace (o sea evidente cómo establecer dicha conexión) Office 2010 tendrá dificultades para pasar a convertirse en una herramienta tan intuitiva e inmediata como Google Docs.

Outlook sigue siendo el eje en torno al cual gira gran parte del trabajo con Office.

Microsoft ha puesto especial énfasis en las opciones para compartir documentos. Ya sea a través de SharePoint como PDF/XPS o correo electrónico los menús para realizar estas tareas están claramente diferenciados. En general, los menús han sido modificados en la dirección de hacer que sean «más grandes». Tras esta decisión posiblemente esté el mejorar la forma de trabajar con Office en interfaces táctiles. La cinta (Ribbon) está integrada en todas las aplicaciones, incluyendo Outlook, que sigue siendo el eje central alrededor del que gira Office 2010.

En este sentido, tal vez fuese más sencillo de cara al usuario integrar la aplicación SharePoint Workspace dentro de Outlook, como una extensión de la cuenta de correo y la identidad on-line de las organizaciones y usuarios. No en vano, el servidor de mensajería corporativa está integrado dentro de Exchange. En general, siguen siendo muchas aplicaciones distintas las que componen la suite Office en un momento en el que se tiende a la integración e interoperabilidad. En Office 2010 existe esta interoperabilidad, pero aún de forma limitada.

 La cinta (o Ribbon) está integrada en todas las aplicaciones, incluyendo Outlook 2010. De esta forma se unifica ya la interfaz de usuario.

Hay aplicaciones especialmente mejoradas, como PowerPoint, donde ahora ya se puede integrar el vídeo en las presentaciones en vez de tener que apuntar a estos contenidos desde la presentación hacia archivos almacenados aparte. También se pueden editar presentaciones de forma simultánea en escenarios de uso compartido y grupos de trabajo. Además de las habituales mejoras en transiciones y animaciones.

 En esta versión de PowerPoint el vídeo se integra dentro de las presentaciones y se ha mejorado la colaboración y el trabajo en equipo y remoto sobre las presentaciones.

Publisher sigue siendo una herramienta clave para crear folletos, material gráfico y publicitario, tarjetas de visita y cualquier tipo de creatividad corporativa sin necesidad de recurrir a servicios profesionales con costes prohibitivos para pequeñas empresas o profesionales liberales. En Publisher 2010 aún no está bien implementado el acceso on-line a plantillas. O al menos en el momento de realizar las pruebas no se conectó con el servidor remoto en ningún momento.

Pero no será de extrañar que para su presentación oficial dentro de unos meses, Microsoft tenga recursos creativos sin fin en su portal. Word, Excel o Access también se alimentan de plantillas, pero es Publisher la aplicación que más se beneficia de la filosofía de las plantillas: si se encuentra la que encaje con el trabajo que se desea hacer, se pueden ahorrar muchas horas de trabajo.

El secreto de Publisher son las plantillas. Infinidad de ellas para reducir al máximo el tiempo necesario para crear documentos, folletos o material de marketing.

OneNote también incluye mejoras importantes relacionadas con la integración con Outlook, así como la posibilidad de acceder a los contenidos de OneNote remotamente o a través de servidores web. El control de versiones o la sincronización con SharePoint son otros puntos cuidados especialmente en esta versión 2010.

OneNote ha sido una de las aplicaciones menos aprovechadas. Con la versión 2010 se intenta potenciar a través de mejoras en la integración con otras aplicaciones o con recursos on-line.

Como elemento de mejora común está el panel de control para impresión de documentos, que ha adoptado la estética de botones «grandes» y opciones bien diferenciadas y claras. Lo que sí se echa de menos es cualquier referencia a la autoría de libros electrónicos, por ejemplo, con perfiles específicos para dispositivos. La impresión «hacia libros electrónicos» debería ser un caso particular de impresión en cualquier caso.

Al fin y al cabo es tinta. Electrónica, pero tinta. Lo que sí es útil para una tarea como esta es el apartado de documentos relacionados con uno dado, de modo que rápidamente se pueden crear grupos de documentos con algún nexo de unión para tenerlos organizados.

Se pueden realcionar unos documentos con otros, de forma que sea más sencillo realizar proyectos donde intervengan distintos tipos de contenidos.

En general, y a día de hoy, cuando no es más que una Technical Preview, Microsoft Office 2010 parece tener un potencial enorme para convertirse en la mejor suite ofimática de la historia. En esta versión se incluye un sencillo mecanismo de feedback: se pueden enviar caritas sonrientes o enfadadas al equipo de Microsoft junto con capturas de pantalla. Así, es fácil dar opiniones sobre el producto. Parece que Microsoft está aún a tiempo de modificar código en Office 2010.

Es más, parece que desea modificarlo de acuerdo con los requerimientos de los usuarios. Desde MuyComputer hemos aprovechado para enviar varias peticiones e ideas acerca de la suite, relacionadas con las carencias y lagunas comentadas en este primer acercamiento. Comunicaremos el resultado de estas propuestas, y si vosotros, la audiencia de MuyComputer, tenéis propuestas al respecto, trataremos de hacerlas llegar en forma de caritas sonrientes o enfadadas.

Conclusiones

Microsoft ha puesto en marcha su maquinaria creativa, y con Windows 7 a la vista, Office 2010 supone otro de los proyectos más ambiciosos para los meses venideros. Con versiones específicas para sistemas de 32 bits o 64 bits e indicios claros de una vocación colaborativa y on-line, la versión TP que hemos tenido la ocasión de «toquetear» está repleta de oportunidades para convertir a esta suite en la mejor suite de la historia. Queda por ver cómo trabajarán en Microsoft para integrar todos los recursos a disposición de la creatividad y productividad de los usuarios y profesionales, pero potencial tiene. Y mucho.