Nueva versión de un gestor de envios vía e-mail potente y en castellano. Ayuda a crear newsletters, acepta todo tipo de bases de datos, gestiona nuestros envíos, analiza resultados... Incluso permite diseñar campañas vía SMS o impresas. Una herramienta muy útil para toda empresa, por pequeña que sea, que necesite comunicar con sus clientes a través del correo electrónico, móvil o vía mailing tradicional.

El envío de e-mails a clientes, potenciales, empleados... es una necesidad creciente en la empresa actual. Es por ello un campo donde podemos encontrar soluciones de todos los colores, desde costosos desarrollos a medida a servicios web que descargan nuestro servidor y hacen todo el trabajo sucio a cambio de una pequeña cantidad por mail enviado. Y por supuesto, soluciones paquetizadas como la que nos ocupa, Mail To Date, un software ya veterano (va por su tercera versión) editado por Data Becker. Esta casa alemana está especializada en el desarrollo y comercialización de aplicaciones de lo más variado con un denominador común: su bajo coste y su eficacia. De esta forma se ha ganado un sitio en el mercado español.

Mail to Date 3.0 se integra en la línea profesional de Data Becker y complementa perfectamente a otras aplicaciones como Shop to Date o Web to Date, que analizaremos próximamente en MuyComputer. 

Manos a la obra

El software se presenta en una caja con un extenso manual en castellano. Este es un aspecto importante ya que necesitaremos echar mano de las instrucciones para instalar los aspectos más complejos de la solución.

Toda la instalación va a estar guiada por una pantallas muy descriptivas, y en principio fáciles de entender. Pero según vayamos avanzando en la instalación nos daremos cuenta que debemos poner mucha atención para poner los parámetros adecuados y que toda la solución funcione adecuadamente.

En un primer momento necesitaremos introducir todos los datos de nuestra empresa, que posteriormente serán los que acompañen a nuestros mailing. No os preocupéis ya que estos datos pueden ser modificados posteriormente.

Aquí nos enfrentamos a uno de los puntos que a nosotros nos dió más quebraderos de cabeza: la configuración de la bandeja de entrada y salida. Es necesario utilizar una cuenta de correo POP que no esté limitada en el número de envíos (algunos servidores de correo limitan el número de mails que pueden enviar de forma seguida para evitar spam).

Un aspecto muy importante a la hora de instalar Mail To Date es, no sólo tener el manual de usuario en una mano, sino tener también a mano nuestros datos del servidor. En este apartado es donde nos encontramos con el mayor inconveniente de este programa, los problemas con cuentas de webmail, aspecto que puede retrasar aún más el tiempo de instalación. Siempre y cuando este hecho no sea determinante para decidir optar por otra solución que no sea la que tenemos entre manos ahora mismo.

La importancia del FTP

Posiblemente el paso que más dificultad conlleva sea este. Es necesario crear un directorio en nuestro servidor FTP para instalar una parte del software, el centro de servicios. Para evitar pérdidas de tiempo innecesarias garantízate que tienes acceso total como administrador a tu área FTP, pues si no no podrás salvar los datos allí ni modificar los permisos necesarios. La dificultad no viene sólo en la creación de este, sino en la validación que con posterioridad debe realizar el programa. En este paso perderás un par de minutos porque no viene muy bien explicado en el manual. En los diferentes pasos recuerda pulsar el boton de comprobar para asegurarte de que tus datos son correctos y funcionan a la perfección; así evitarás "tropiezos" más adelante.

La creación del FTP y la instalación en él de Mail to Date es vital para agilizar la salida de mails y para el posterior seguimiento estadístico: correos rebotados, links abiertos, bajas, etc.
 

Cuándo por fin hayamos conseguido rellenar todos los apartados entraremos directamente a la página de inicio de Mail To Date desde donde gestionaremos y diseñaremos el envío de nuestros e-mailings. La pantalla de gestión de Mail To Date es muy sencilla de utilizar por ser muy intuitiva.

La velocidad con la que el programa carga las bases de datos de nuestras direcciones de e-mails es una característica que debemos destacar de esta aplicación. Nosotros la hemos probado con bases de datos de 10.000 registros y las ha preparado en menos de 15 minutos. Mail to Date 3.0 cuenta con filtros para evitar mails duplicados, lista negra para garantizar el no envío a los mails seleccionados, posibilidad de gestionar todo tipo de grupos...

La realización de un newsletter es muy simple. Podemos importar el HTML o generarlo retocando alguna de las múltiples plantillas incluidas. El envío es rápido y cuenta con lo habitual en este tipo de programas gracias al módulo FTP: estadísticas de abiertos, devueltos, spam....

El módulo SMS no lo hemos probado pero tiene el mismo aspecto de control que los mails y los envíos personalizados. Eso sí, hay que tener en cuenta las condiciones del operador telefónico que vayamos a usar.

Una solución ideal para la pyme

En definitiva, una solución ideal para pymes que no quieran complicarse mucho la vida y a un precio de lo más asequible para este tipo de aplicativos: 179 euros. Una ganga si de verdad se le saca el juego como la mayoría de los productos editados por Data Becker. Eso sí, frente a otras soluciones más caras, el soporte que tienes es el del manual y la web. La atención telefónica es, lógicamente, muy básica.

También, en la parte negativa, se echa en falta una base de usuarios amplia, como tiene la competencia a este producto, Groupmail,  que ayuda y mucho para resolver todo tipo de dudas y compartir trucos y consejos en sus foros. En esta línea, para consumos pequeños, nosotros somos partidarios de las soluciones web que cobran en torno a un céntimo por envío pero que nos ahorran muchos quebraderos de cabeza.

En la web de este fabricante podrás encontrar todo tipo de plug-ins, nuevas plantillas, actualizaciones, etc. que demuestran el compromiso con este producto que ya va por su tercera edición.