Tanto si eres un usuario habitual de Excel (en sus versiones 2007 o 2003) como sí sólo echas mano de esta hoja de cálculo de manera esporádica, te serán muy útiles los siguientes 10 trucos que hemos seleccionado para todos los usuarios de MuyComputer.

Truco 1. Gráficas en 3D

Si sueles incluir gráficas en tus hojas de cálculo para que la información de las tablas se muestre de una forma más intuitiva, con la versión 2007 de Excel podrás hacerlo de un modo más sencillo y visual.

Para comenzar, elige la tabla que quieres representar gráficamente y selecciona las celdas que aparecerán en la figura. En la pestaña Insertar acude al grupo Gráficos y escoge entre los diferentes tipos el que más te convenga: columnas, líneas, barras o dispersión, por ejemplo. Marca también el modelo concreto dentro de la categoría que finalmente hayas elegido. La gráfica se genera automáticamente en tu página, al tiempo que se muestra un nuevo grupo de fichas en el menú de Excel, denominado Herramientas de gráficos, que aparecerá siempre que se seleccione cualquier gráfica.

Entre las prestaciones que incluye este menú caben destacar varias. La ficha Diseño, en primer lugar, permite modificar parámetros como el color de las barras, el estilo de los gráficos o la edición de la fuente de datos. En Presentación, en segundo lugar, tienes la opción de variar la leyenda que acompaña a la figura o de incluir un encabezado. Para ello, pulsa sobre Título de gráfico, elige la opción Título superpuesto centrado y otórgale un nombre. Por último, desde la ficha Formato es posible cambiar funciones como el color del gráfico, el tipo de letra o la rotación.

Puedes navegar por cada uno de los menús hasta dar al proyecto el estilo deseado. Así, en Formato selecciona Estilos de forma y marca el color que se aplicará al gráfico. Verás que los cambios se aplican de forma instantánea en tu documento.

Truco 2. El formato condicional

Con el objetivo de que tus datos numéricos ofrezcan información gráfica adicional, y que de ese modo la visualización sea mejor sin necesidad de recurrir a gráficos, Excel 2007 proporciona la opción de formato condicional para asignar colores a las cifras.

En el grupo Estilo de la pestaña Inicio se incluye la herramienta Formato condicional, de modo que, tras seleccionar un rango de celdas, presiona sobre este botón y marca la opción Barras de datos. Dentro de ella, tan sólo debes elegir el color que quieres utilizar. La información que ofrecerá a continuación la tabla es la misma, pero con un formato en el que es más sencillo identificar los datos.

Por otra parte, en la opción Escalas de color del menú desplegable de Formato condicional puedes escoger también una tonalidad para el fondo de la tabla. Y si, en lugar de estas funciones, te decantas por Conjuntos de iconos, podrás determinar qué tipo de representación gráfica se asociará a cada dato.

Truco 3. Funciones más visuales

Es posible que te interese obtener información relativa a cualquier fórmula seleccionada en Excel 2007, y conseguir este propósito es una tarea mucho más simple de lo que imaginas.

Lo primero que debes hacer es determinar, dentro de la pestaña Fórmulas, cuál será la tipología que utilices en tu tabla según la funcionalidad buscada. Puedes comprobar cómo en esta pestaña se muestran diferentes clases de fórmulas en función de su aplicación, como financieras, lógicas, texto, búsqueda y referencias o matemáticas y trigonométricas. Así que escoge entre una de estas categorías, como por ejemplo Matemáticas y trigonométricas, según el grupo al que pertenece la fórmula que vas a emplear, y navega por la lista desplegable hasta encontrar el tipo concreto. Manteniendo el puntero del ratón durante unos segundos sobre la opción seleccionada, se mostrará un cuadro con información al respecto.

Truco 4. Atajos del teclado

A través del teclado podrás configurar algunas de las opciones de tu documento de Excel, tanto si utilizas la versión 2003 como 2007, para trabajar más rápido. Tan sólo combinando unas teclas serás capaz de insertar la fecha y hora actuales en el archivo, ocultar y recuperar columnas o crear nuevas hojas.

Cuando en un documento tengas que insertar la fecha del día, no te preocupes en escribirla. Selecciona la celda donde quieres que aparezca y pulsa de forma simultánea los botones Ctrl y el signo de puntuación ; (punto y coma) de modo que el día aparezca en la casilla. Si, además, quieres incluir la hora, haz clic al mismo tiempo en Ctrl, Mayús y el signo : (dos puntos) para que se muestre.

Si lo que quieres es ocultar una columna del documento, incluso cuando contiene información, la combinación de teclas también es sencilla. Marca la columna en cuestión y presiona Ctrl y 0 (cero). Para hacerla visible nuevamente, pulsa simultáneamente las teclas Ctrl, Mayús y 9, y se mostrará de forma inmediata.

En último lugar, los documentos nuevos de Excel incluyen por defecto tres hojas, por lo que insertar una más es tan fácil como hacer clic en Mayús y la tecla F11, y la nueva hoja se agregará al libro.

Truco 5. Escribe en varias hojas al mismo tiempo

Cuando trabajas con Excel es habitual que determinados contenidos se repitan en diferentes hojas del mismo libro. Para repetir esta información sin escribirla, puedes recurrir a la sencilla tarea de copiar y pegar el texto, aunque cuando el número de hojas es elevado el proceso puede resultar aburrido.

Prueba en su lugar a utilizar el teclado para hacerlo, independientemente de la versión del programa que estés usando. Abre primero un libro nuevo de Excel en el que aún no hayas escrito nada y, mientras tienes la tecla Ctrl presionada, haz clic sobre las hojas en las que quieres que aparezcan los mismos datos (por ejemplo, la Hoja 1 y la Hoja 3). A continuación, haz clic en alguna celda de la Hoja 1, como puede ser la A1, y escribe el texto. Si acudes ahora a la Hoja 3, verás que en la celda A1 de esa página también se ha añadido el mismo texto. A la hora de borrar el contenido, también deberás seleccionar las diferentes hojas con el botón Ctrl presionado.

Truco 6. El mismo logo para todas tus hojas

Puede ocurrir que, al crear un nuevo libro en Excel 2003 o 2007, quieras insertar un logotipo en todas las hojas de cálculo. Abre para ello una página y, en la celda A1, introduce una imagen. Sólo tienes que acudir al menú Insertar, escoger la categoría Imagen y elegir Desde archivo, si trabajas sobre Excel 2003, o seleccionar directamente la fotografía desde ese menú, si usas la versión 2007. Al pulsar sobre el botón Insertar del cuadro de búsqueda, la imagen se incluirá en la esquina superior izquierda de tu hoja de cálculo, y pon atención en el número de filas y columnas que ocupa para utilizarlo después.

Ahora, para la versión más antigua de Excel, en el menú Archivo elige Configurar página. O bien, en Excel 2007, pulsa la pestaña Diseño de página y elige la opción Configurar página para que se desplieguen las diferentes opciones. Haz clic en Hoja y, en la opción Repetir filas en extremo superior, pon el cursor en el cuadro y luego selecciona en tu documento las filas que ocupa el logo, para que la fórmula se incluya automáticamente. A continuación, en Repetir columnas a la izquierda, sitúa el cursor de nuevo en el cuadro y marca las columnas en el documento. Verás que en ambas funciones aparece una fórmula similar a ésta: $1:$4, así que presiona Aceptar para confirmar el cambio realizado. Escribe en la hoja, acude al botón Vista preliminar y muévete entre las diferentes páginas del documento para que compruebes que, efectivamente, el logotipo se ha incluido en todas.

Truco 7. Protege elementos de la hoja de cálculo

Para impedir que cualquier usuario pueda cambiar, mover o eliminar datos importantes de tus hojas de cálculo, Excel 2007 ofrece la opción de proteger determinados elementos, con o sin contraseña.

En primer lugar, en la ficha Inicio, acude al grupo Celdas, haz clic en Formato y luego en Formato de celdas. Se mostrará entonces un cuadro en el que se incluye la pestaña Proteger, así que pulsa sobre ella y verás que las casillas aparecen bloqueadas por defecto, una característica que puedes variar si te interesa. Ve ahora a la pestaña Revisar y, en el grupo Cambios, acude a la opción Proteger hoja. Un nuevo recuadro muestra activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas. Habilita las opciones Seleccionar celdas bloqueadas y Seleccionar celdas desbloqueadas, y escribe, si quieres, una contraseña en el recuadro correspondiente para poder desbloquear el contenido únicamente tú. Si tecleas una clave, el sistema te pedirá volver a escribirla como confirmación.

La hoja se ha almacenado ahora en modo de sólo lectura, y así te lo mostrará un recuadro cada vez que intentes modificar la información. Para quitar el bloqueo del documento, en la pestaña Revisar pulsa sobre Desproteger hoja. En el cuadro que aparece entonces, escribe la contraseña y ya podrás trabajar de nuevo sobre la página.

Truco 8. Tus celdas con el mismo formato

Tal como ocurre al escribir en Word, en cualquiera de las versiones de Excel puedes determinar el formato del texto para darle la apariencia que estás buscando. El problema es que, si quieres aplicar ese formato en diferentes celdas, puede acabar siendo una tarea aburrida.

Los programas de Office incluyen, en el menú Inicio, una herramienta denominada Copiar formato que permite dotar a una celda de las mismas condiciones que otra. No obstante, esto también es posible utilizando el teclado para que no tengas que repetir con el ratón todos los pasos constantemente. Para ello, cambia el formato de una celda a tu gusto y pulsa el botón F4. Ahora, pulsa en la casilla en la que quieres aplicar las mismas características, y vuelve a hacer clic en F4, de modo que fácilmente copies el formato deseado. Si, en ese momento, borras el contenido de la tecla con Supr, al seleccionar la otra celda y pulsar F4 su contenido se eliminará también.

Truco 9. Asegura la compatibilidad de las versiones

Aunque Microsoft ha introducido importantes mejoras en Excel 2007, es posible que estos avances y cambios no puedan apreciarse o funcionar en ordenadores que estén equipados con una versión anterior del software. Y por ello resulta tan importante asegurar la compatibilidad del archivo para poder ser abierto con otros Excel más antiguos.

La forma de hacerlo es muy sencilla: pulsa el Botón de Office, que es el icono que se muestra en la parte superior izquierda de la pantalla, y ahí selecciona el menú Preparar. A continuación, presiona en Ejecutar el comprobador de compatibilidad, para que el programa revise el archivo en busca de problemas. A través de una pantalla, Excel te informará de si existen o no incompatibilidades y, en caso de que así sea, a través del botón Ayuda intentará solucionarlo.

Truco 10. Inmoviliza filas o columnas

Si quieres bloquear filas o columnas para que, cada vez que te desplaces por la hoja de cálculo, se mantenga visible la información importante, es posible utilizar la inmovilización de paneles.

En la hoja de cálculo, puedes bloquear la primera fila o la primera columna, o bien aquéllas que te interese tener siempre visibles. Para ello, selecciona la pestaña Vista, acude al grupo Ventana y presiona sobre Inmovilizar paneles. Son tres las opciones que aparecen: Inmovilizar fila superior, para mostrar siempre la primera fila; Inmovilizar primera columna, para que ésta aparezca fija, o Inmovilizar paneles, para que se repitan siempre los campos que a ti te interesen. En este último caso, pon el cursor debajo del punto en el que deseas que aparezca la división y pulsa sobre la opción Inmovilizar paneles.

Cuando quieras volver a la situación anterior, en la herramienta Inmovilizar paneles haz clic en la opción Movilizar paneles, para que puedas desbloquear filas o columnas fijas.