Comenzamos con nuestro especial sobre trucos para Word en el que encontrarás triquiñuelas de todo tipo, desde la forma para cargar un texto falso que te permitirá hacer pruebas sobre él, pasando por el comando de guardar como PDF y la función destinada a encontrar las diferencias entre dos documentos, hasta llegar a la utilización de elementos rápidos.

Truco 1. Encuentra las diferencias

Los que estén acostumbrados a trabajar diariamente con documentos de Word sabrán que muchas veces resulta imprescindible almacenar varias versiones de un mismo texto que mantienen la misma esencia pero contienen ligeras variaciones. Sin embargo, el cerebro humano se acostumbra al contenido de cada una y, en ocasiones, es incapaz de apreciar las diferencias que existen entre un archivo y otro. Para facilitar esta tarea de búsqueda, todas las versiones de Microsoft Word cuentan con una función que te permite comparar dos versiones de un mismo documento y, al mismo tiempo, obtener visualmente las diferencias que hay entre ellas.

Es una función muy útil que podrás activar desde la barra de herramientas de este programa, más concretamente desde la pestaña Revisar. Desde allí, pincha dos veces sobre la opción Comparar y accederás a un cuadro de texto en el que podrás elegir el documento original y el otro que quieres analizar.

El programa, automáticamente, te guiará hasta un nuevo documento llamado "Comparar resultado", que se encuentra dividido en tres columnas diferentes. La de la izquierda te mostrará específicamente cada variación, distinguiendo entre lo eliminado y lo insertado en cada versión. Pero si lo que quieres es comprender los cambios de un solo vistazo, fíjate en las otras dos columnas y verás todas las variaciones marcadas en color rojo.


Truco 2. Guarda como PDF

Aunque Adobe y Microsoft son competidores directos en muchos segmentos de mercado, lo cierto es que en la última versión de Word 2007 resulta posible almacenar documentos en formato PDF. Lo único que tienes que hacer para poder activar esta función es descargarte el complemento Guardar como PDF o XPS, disponible en el Centro de Descargas de Microsoft.

Una vez que lo hayas instalado en tu equipo, abre el documento que quieres convertir a PDF y selecciona la función Guardar como. Entonces comprobarás cómo se ha añadido esta nueva opción a las ya existentes. 


Truco 3. Ahorra tiempo con elementos rápidos

Si eres uno de esos trabajadores que están cansados de repetir fórmulas de saludos y despedidas en cada documento que tienen que enviar a sus clientes, estás de enhorabuena. Con la función Elementos Rápidos de Word 2007 podrás reutilizar la información que repites habitualmente de una forma sencilla, rápida y práctica.

Selecciona la parte del texto que vayas a repetir en otros documentos, dirígete a la pestaña Insertar y, en el apartado Elementos rápidos de Grupo Texto, marca la opción Guardar como elemento rápido. Entonces verás un cuadro de diálogo que te permite cambiar el nombre del elemento, de forma que tú puedas identificarlo mejor en el futuro.

Para insertarlo en otros documentos, desde la misma pestaña Elementos rápidos encontrarás una vista previa con el texto almacenado antes. Sólo hay que pinchar sobre él y, automáticamente, aparecerá en el apartado correspondiente de tu comunicado.
 

Truco 4. Textos de prueba

Muchas veces necesitamos experimentar con algunas herramientas de Word sobre un texto de prueba, pero no tenemos tiempo suficiente para escribirlo manualmente, o copiarlo y pegarlo de alguna página de Internet. Con este truco, que es común en todas las versiones de este programa, conseguirás hasta 462 páginas en apenas unos segundos.

Sólo tienes que introducir el código =rand(200,69) en un nuevo documento de Word y, cuando pulses la tecla Enter, comprobarás cómo pasas de ver un hoja en blanco a tener ante ti más de cuatrocientas páginas.

Si prefieres evitar los problemas de peso del documento y sólo necesitas un párrafo para modificar aspectos relacionados con la fuente o el tamaño, escribe =rand(1,4) y accederás a un texto de seis líneas. Como ves, dependiendo de los valores que introduzcas entre los paréntesis, la longitud del texto variará. Puedes probar tú mismo y aprovechar todas las opciones que te ofrece este truco, que es útil y curioso al mismo tiempo.

Contenido del especial

Trucos para Microsoft Word

Trucos para Microsoft Word (II)

Trucos para Microsoft Word (y III)