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Qué es una centralita virtual, cómo funciona y que ventajas tiene

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Centralita virtual Zadarma

Garantizar una comunicación empresarial rápida y eficiente, tanto en la gestión interna como en relación con los clientes, es un requisito imprescindible para lograr competir con posibilidades de éxito.

En un mercado cada vez más exigente, en el que los condicionantes de tiempo y lugar no pueden ser un obstáculo comercial, la aplicación de los avances tecnológicos a servicios como el de la telefonía virtual facilita notablemente la consecución de esta meta.

Centralitas virtuales

Una centralita virtual telefónica es un sistema avanzado de telefonía IP (también llamada VoIP por las siglas en inglés de Voice over IP) que permite a las empresas realizar una gestión profesional de sus llamadas a través de servicios inteligentes que utilizan las redes de datos para la comunicación por voz.

La centralita está alojada en los servidores del proveedor, que se encarga de su mantenimiento y correcto funcionamiento, por lo que solo es necesario conectarse a Internet para acceder a ella, ya sea desde un ordenador, un teléfono android o una tablet. De esta manera, su implementación no implica la compra de ningún equipamiento ni tampoco el establecimiento de líneas.

Dado que esta infraestructura permite crear un sistema telefónico adaptado a la necesidades de cada negocio en apenas unos minutos, sin necesidad de contar con conocimientos técnicos para su manejo y ofreciendo la posibilidad de disponer de puestos telefónicos en cualquier parte del mundo, son muchas las empresas que están migrando sus servicios de telefonía a VoIP.

Funcionalidades

Cada operador VoIP ofrece diferentes características y tarifas para el servicio de centralita en la nube, pero existen una serie de herramientas que son comunes a la mayoría de ellas como el sistema de menú de voz (IVR); la transferencia e intercepción de llamadas (transfer); la grabación de las conversaciones; el reenvío condicional e incondicional de llamadas; la generación de un saludo automático de voz; la conexión de líneas alternativas, o la creación de datos estadísticos de todas las llamadas.

Todas estas funciones son fácilmente personalizables a través del asistente de configuración existente en la cuenta online del usuario. Además, las centralitas virtuales ofrecen servicios adicionales, como la videollamada, el chat de texto o la posibilidad de agregar más personas a una comunicación.

Ventajas frente a la telefonía convencional

Las centralitas virtuales ofrecen, además, una serie de posibilidades, sobre todo en cuanto a la calidad de conexión con el cliente y los costes de instalación, que la convierten en una opción mucho más atractiva que la tradicional centralita física.

Integración con CRM

Con el fin de posibilitar una gestión más eficaz de la relación comercial, el marketing y el servicio postventa y atención al cliente, la centralita en la nube permite una sencilla integración con los sistemas más importantes de CRM (como Zoho CRM, SalesForce, Britix24 CRM, AmoCRM, Planfix o Retail CRM).

Entre las diversas ventajas de esta función están la posibilidad de contar con una tarjeta de cliente emergente con la llamada entrante y su desvío al gerente responsable, la creación automática del contacto durante la conversación, la generación de datos estadísticos y la grabación de cada llamada.

Además, dada la utilidad creciente de los servicios de mensajería  en las comunicaciones corporativas, el servicio telefónico virtual permite su combinación con los operadores abiertos más grandes del mundo (como Facebook Messenger, Telegram y Slack).

Esta unificación permite recibir avisos útiles al programa de mensajería instantánea, como notificaciones SMS a un número de teléfono virtual o información instantánea sobre las llamadas entrantes perdidas con posibilidad de rellamada.

Ahorro en instalación y mantenimiento

Frente a los elevados costes iniciales de instalación de las centralitas convencionales (derivados de la adquisición del hardware, el pago de un instalador y la contratación del servicio de SIP Trunk), los servicios telefónicos en la nube suponen una inversión inicial mínima, limitada a la compra de teléfonos IP y a la contratación de un proveedor.

Además, mientras que la configuración, seguridad y mantenimiento de las centralitas físicas obliga a contar con un técnico en la empresa o a contratar los servicios de terceros, en el caso de las virtuales son los operadores los que se encargan de estas tareas.

Igualmente, el principio de funcionamiento de la centralita virtual, basado en la transformación de las llamadas en paquetes de datos que se transmiten a través de Internet hasta ser decodificados por el receptor, permite disminuir notablemente la carga en la red y, por lo tanto, reducir el costo de la llamada. El principal gasto de este sistema, por tanto, se deriva de las cuotas mensuales que los operadores de telefonía cobran a cada empresa.

Flexibilidad geográfica

Las posibilidades de la telefonía IP se adaptan a las necesidades y demandas de las empresas, facilitando su operatividad interna e impulsando su internacionalización. Dado que con el servicio de centralita en la nube las extensiones se conectan a la centralita a través de Internet, es posible contar con oficinas y puestos de trabajo en remoto en cualquier parte del mundo.

Esta unificación de la red telefónica, que permite ampliar fácilmente el ámbito geográfico del negocio, provee a cada sede de su propia numeración y organización dentro de la centralita.

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