Outlook vs Gmail

Una interesante comparativa entre estos dos grandes clientes de correo electrónico demuestra que las prestaciones de Gmail son aparentemente superiores, aunque eso sí: Outlook (con Exchange) destaca especialmente en usuarios móviles. El análisis realizado en LifeHacker desvela las principales ventajas y desventajas de estos sistemas en diversos apartados como las búsquedas, gestión de contactos, filtros spam o movilidad.

Muchos usuarios empresariales siguen accediendo a su correo a través de la combinación de Outlook y de servidores Exchange, mientras que otros poco a poco están migrando a otras soluciones más versátiles en ciertos apartados como Google Apps Domain, que permite utilizar Gmail, el cliente webmail de Google, pero conservando direcciones de correo pertenecientes al dominio de la organización.

A estos usuarios empresariales se les unen los millones de usuarios que a diario utilizan Gmail o Outlook para su correo personal, y que suelen estar muy convencidos de que su sistema es el mejor. En LifeHacker han realizado una interesante comparativa en la que van analizando Outlook 2007 (en combinación con Exchange Server 2003) y Google Apps Domain (Gmail) para soluciones corporativas. Las conclusiones son muy válidas también para usuarios «de a pie» de estos sistemas, ya que en la mayoría de los casos lo que es válido para estos usuarios también lo es para los otros.

Así, comparan varias áreas y en cada una de ellas dan un ganador, o incluso un posible empate. Esas áreas y sus resultados son las siguientes:

1. Búsquedas: Una de las mejoras más importantes de Outlook 2007 es precisamente la que afecta a las búsquedas, que ahora permiten acceder a esta función incluso para buscar en el interior de los elementos adjuntos, algo que Gmail no puede hacer. Sin embargo y como dice el autor, el cliente de Google es más rápido y más eficiente, lo que le hace ganar a Gmail el primer punto, aunque por poco.

2. ¿Carpetas o Etiquetas? Mientras que en Outlook se maneja el concepto de tarjetas para clasificar los correos que van llegando, en Gmail se usan etiquetas (labels), que permiten ser asignadas de forma múltiple a un mismo mensaje. Algunos de los problemas del sistema de Gmail son por ejemplo el hecho de que no existen «sub-etiquetas» (sub-carpetas es el equivalente de Outlook) o el que no podamos hacer operaciones de «arrastrar y soltar» de correos a una etiqueta u otra, algo muy cómodo para los usuarios de Outlook. El autor afirma que a pesar de todo ello el sistema de Gmail es más simple y flexible, aunque seguramente muchos usuarios de Outlook no estén de acuerdo. Es el único punto en el discrepo con el artículo general.

3. ¿Reglas o filtros? En Outlook es posible crear reglas que automaticen las operaciones de recepción y envío de correo electrónico, algo que en Gmail se realiza mediante los denominados filtros. Y de nuevo según el autor los filtros de Gmail vuelven a ganar la partida gracias a una interfaz más simple y con una curva de aprendizaje muy leve.

4. Contactos: ambas aplicaciones disponen de un excelente gestor de contactos, pero el autor sugiere que en un entorno corporativo Outlook es probablemente superior gracias a la variedad de formas de clasificar a estos contactos, y además, si los sincronizamos con dispositivos móviles Outlook está ampliamente aceptado y popularizado, lo que lo hace compatible con virtualmente cualquier PDA y smartphone del mercado. Sin embargo, apunta el autor, en caso de ser un usuario normal hay un empate entre ambas.

5. Filtros antispam: aunque ambos disponen de soluciones integradas para filtrar correos basura, muchos usuarios corporativos de Outlook no se conforman con esto y prefieren acudir a ayudas externas que son más potentes. Eso hace que Gmail gane en este apartado ya que su filtro es muy eficiente y no hace falta instalación adicional alguna.

6. Almacenamiento: aunque los servidores de Exchange suelen ofrecer cuotas variables para los usuarios corporativos (unos 2 Gbytes suelen ser lo máximo) en Gmail la cifra está acercándose a los 7 Gbytes, y sigue subiendo constantemente. Obviamente para usuarios domésticos esta apreciación es ligeramente distinta, ya que podremos usar tanto espacio como tengamos disponible para Outlook, mientras que Gmail seguirá disponiendo de esos casi 7 Gbytes. El autor afirma que en entornos corporativos Gmail ofrece más por menos, y le da como ganador en esta categoría.

7. Experiencia de usuario: lógicamente aquí influyen mucho más las visiones particulares de cada usuario, y cada uno aporta sus propias filosofías a la hora de ofrecer la interfaz de usuario y la usabilidad del sistema. Empate.

8. Flujo de trabajo: La forma de realizar distintos tipos de tareas es más flexible en Outlook, que para usuarios empresariales ofrece una serie de características integradas muy interesantes como las tareas, compartición de tareas, mensajería interna, listas de contactos compartidas, etc., que hacen que las prestaciones en este sentido sean superiores en Outlook.

9. Movilidad: Los usuarios de dispositivos móviles y sobre todo de smartphones como Blackberry, móviles con Windows Mobile o Symbian, e incluso el iPhone de Apple son afortunados en cuanto al soporte de Outlook y Exchange en estos dispositivos, con unas prestaciones del servicio Push Mai lrealmente notables, que hacen que Gmail, de momento, no pueda competir con esas garantías. Outlook (+ Exchange) gana.

10. Soporte: los servicios de soporte de Microsoft son también superiores a los que puede ofrecer Google, y es evidente que los usuarios corporativos estarán muy cubiertos por este tipo de solución. Puede que en el entorno doméstico no sea necesario este tipo de capacidad, pero en el caso de la gran empresa, Outlook es de nuevo superior.

Las conclusiones de LifeHacker son claras: en la clasificación general Gmail gana por 7 a 5 a Outlook, pero lo que también es cierto es que algunas de estas áreas son más importantes que otras para los usuarios corporativos, y que otras no lo son tanto si somos usuarios domésticos.

Eso hace que muchos usuarios valoren mucho más una solución que otra por cierto apartado que consideran importante, y por ello parece evidente que las conclusiones de LifeHacker no pueden ser ni mucho menos definitivas para mucha gente, aunque sí sean muy interesantes para apreciar las diferencias entre ambos sistemas.