La factura electrónica cambiará también el software de millones de empresas

Durante años, para muchas pymes y autónomos el programa de facturación ha cumplido una misión bastante sencilla: crear una factura, guardarla, enviarla al cliente y, con suerte, facilitar después el trabajo de la asesoría. Ese modelo empieza a quedarse corto. VeriFactu, la factura electrónica B2B y las nuevas obligaciones de digitalización de la facturación van a cambiar no solo los documentos que generan las empresas, sino también las herramientas con las que trabajan cada día.

El calendario empieza a apretar. El 1 de enero de 2027, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus sistemas informáticos de facturación a los nuevos requisitos de VeriFactu, mientras que para el resto de obligados, incluidos autónomos y profesionales, el plazo llegará el 1 de julio de 2027. Todavía queda margen, pero ya no tanto como para dejar la decisión para el último momento: revisar el software actual, comprobar si estará preparado y determinar qué procesos conviene cambiar requiere algo más que instalar una actualización.

Cuando el programa de facturación empieza a hacer mucho más

Porque aquí está probablemente la parte más interesante desde el punto de vista tecnológico. Adaptarse a las nuevas normas puede limitarse a cumplir unos requisitos mínimos o convertirse en el momento perfecto para revisar procesos que todavía dependen de tareas manuales, datos duplicados y documentos que van pasando de una aplicación a otra.

Una solución de facturación moderna puede conectar mucho mejor la emisión y recepción de facturas con la contabilidad, los cobros y pagos o la relación con la asesoría. También puede automatizar tareas repetitivas, reducir errores de introducción de datos y proporcionar una imagen mucho más actualizada de lo que ocurre en el negocio. La diferencia no está únicamente en generar una factura compatible con la normativa: está en que la información que contiene pueda aprovecharse automáticamente en el resto de la gestión.

Ahí aparecen preguntas que miles de pequeñas empresas tendrán que plantearse durante los próximos meses. ¿Seguirá sirviendo el programa que utilizan actualmente? ¿Estará preparado a tiempo? ¿Se integrará con sus otros procesos? ¿Simplificará realmente el trabajo o se limitará a añadir nuevas obligaciones? ¿Cómo se compartirá la información con la asesoría? Elegir bien la herramienta puede determinar que la adaptación sea simplemente otro trámite o que sirva para eliminar parte del trabajo administrativo que todavía consume demasiadas horas.

Precisamente estas cuestiones serán uno de los ejes de eFactura Fórum IV, que se celebrará el próximo 6 de octubre en Madrid, organizado por MuyPymes y MuyCanal. La jornada reunirá a pymes, autónomos, profesionales financieros, asesorías y partners tecnológicos para explicar qué cambia, qué plazos hay que tener presentes y, sobre todo, cómo trasladar unas normas que pueden parecer complejas a decisiones prácticas sobre software y procesos.

¿Qué debería pedir una pyme a su software?

Una de las mesas redondas de la jornada lleva precisamente por título «La nueva era de la facturación: cómo preparar tu pyme con el software adecuado». Sus participantes analizarán qué cambia realmente para una pequeña empresa, cómo elegir una solución preparada para el nuevo escenario, dónde están las oportunidades de automatización y qué hoja de ruta conviene seguir para llegar a 2027 sin prisas.

En el encuentro participarán especialistas de compañías que llevan años trabajando precisamente en ese punto de encuentro entre tecnología, facturación y gestión empresarial, como Wolters Kluwer, ZeroComa, TeamSystem y Sage. El programa incluirá también la visión del Registro de Economistas Asesores Fiscales (REAF), cuya ponencia inaugural abordará la implantación de VeriFactu, además de distintas intervenciones dedicadas a productividad, liquidez y adaptación al nuevo marco.

El objetivo es que la conversación no termine en el cumplimiento. Digitalizar una factura sirve de poco si después seguimos copiando sus datos manualmente en otras herramientas, revisando cobros uno a uno o intercambiando documentos con nuestra asesoría de la misma manera que hace diez años. El verdadero salto aparece cuando esa información empieza a circular de forma automática y cada dato introducido una vez puede utilizarse en distintos procesos sin volver a teclearlo.

Una transformación que también afecta al canal

Todo este cambio abre además un escenario especialmente interesante para asesorías, integradores y proveedores tecnológicos. Muchas pymes necesitarán algo más que comprar un programa: tendrán que entender qué solución encaja con su actividad, configurarla, integrarla y adaptar sus procesos. Por eso eFactura Fórum IV dedicará una segunda mesa a cómo convertir las nuevas normativas en una oportunidad para el canal, poniendo el foco en el acompañamiento y en los nuevos servicios que pueden construirse alrededor de esta transición.

La factura electrónica y VeriFactu llegan por obligación, pero la forma de afrontarlos sigue siendo una decisión de cada empresa. Podemos sustituir una herramienta por otra y continuar trabajando prácticamente igual o aprovechar el cambio para automatizar, integrar y simplificar parte de la gestión. Y cuando millones de empresas tendrán que revisar sus sistemas en un periodo relativamente corto, saber qué tecnología elegir y qué pedirle empieza a ser casi tan importante como conocer la propia normativa.

eFactura Fórum IV se celebrará el 6 de octubre, con recepción desde las 9:30 horas y una mañana de ponencias, mesas redondas y encuentros con especialistas que terminará con un cóctel y espacio para networking. La inscripción está abierta desde la página del evento. Porque, puestos a cambiar el software para cumplir con lo que viene, para muchos éste será el mejor momento para preguntarnos si podemos conseguir que ese mismo software haga bastante más por nuestro negocio.