Cinco razones para usar la suite gratuita Office Online

Office Online (Office para la Web) es la versión en línea que Microsoft ofrece de manera gratuita a los usuarios que solo necesiten las funciones básicas de una suite ofimática. Esta versión incluye las aplicaciones más reconocibles y usadas, Word, Excel y PowerPoint, con capacidad para ver, crear y editar archivos sobre la marcha. ¿Es suficiente? Sí, para una gran mayoría de usuarios.

Microsoft Office es la suite de productividad y colaboración más usada del planeta. Convertida en estándar de facto en empresas y administraciones, la compañía la comercializa en versiones para instalación en local y pago único, y también como un modelo de suscripción (Microsoft 365) que es la gran apuesta de presente y de futuro una vez consolidada esta manera de distribución que ha alcanzado al software después de triunfar con los servicios de streaming de música o vídeo.

Además de las versiones comerciales de pago, Microsoft ofrece la suite de manera gratuita y en otras plataformas, como Android donde las descargas se acumulan por millones. Pero también tiene una versión gratuita para el escritorio que incluye versiones simplificadas con lo esencial para una buena parte de usuarios. Te dejaremos algunas razones para usarla y también comentaremos sus limitaciones por si necesitas más.

Office Online es gratis

La versión más económica de Office 2021 cuesta 149 euros, mientras que el Microsoft 365 para consumo tiene un precio de 69 euros anuales. Frente a las versiones comerciales, es obvio que el mayor beneficio de Office Online es que es totalmente gratis.

Conocida anteriormente como Office Web Apps, incluye las tres principales aplicaciones de toda suite ofimática: el procesador de textos Word, la herramienta de hoja de cálculo Excel y la de presentaciones PowerPoint. Microsoft añade otras gratuitas como OneNote, Teams y Outlook, además de Microsoft Teams, Forms y Sway.

Usarlo es tan sencillo como acceder a su página web, iniciar sesión con una cuenta ID de Microsoft (o crearla si no tienes alguna) y comenzar a trabajar en cualquier navegador web.

Acceso a documentos en cualquier lugar

Junto a las aplicaciones indicadas, Microsoft ofrece 5 Gbytes de espacio de almacenamiento gratuito en su servicio en nube OneDrive. Suficiente para almacenar documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Cuando trabajas en Office Online, todos los cambios se guardarán en OneDrive en tiempo real. Ello significa que no perderá horas de progreso si algo falla y no has guardado manualmente los archivos.

Otra cuestión importante a destacar es que Office Online funciona de manera independiente al dispositivo y a la plataforma, y se puede usar desde cualquier navegador compatible (todos los importantes) en máquinas con Windows, Linux o Mac. También está conectado con las apps para plataformas móviles, iOS o Android, que funcionan realmente bien y también son gratuitas.

Facilidad de colaboración

Muchos usuarios siguen compartiendo documentos de Microsoft Office a través del correo electrónico o servicios de mensajería. Con Office Online es más sencillo y flexible, ya que se puede usar la función de Compartir para enviar un vínculo cuya apertura en línea facilita su uso por cualquier otro usuario.

El menú permite elegir a cualquier contacto o añadir varios de ellos de golpe. También se puede seleccionar que tengan permisos de edición o solo de lectura. Esta versión también permite trabajar en el mismo documento simultáneamente por varias personas y solo requiere que ambas tengan el archivo abierto con los permisos correspondientes.

Flujo de trabajo simplificado

Como era de esperar, Office Online no ofrece tantas funciones como sus contrapartes comerciales de escritorio o la de suscripción Microsoft 365. No incluyen las herramientas más potentes de la suite, como los formatos avanzado de Word y los gráficos o macros detallados de Excel. Ello puede alejar esta versión para fines profesionales, pero sigue siendo muy capaz para uso personal.

Además, hay usuarios que pueden sentirse abrumados por la cantidad de herramientas e interfaz de las versiones completas. Office Online ofrece lo esencial con todo a mano para trabajar. Y no carga tanto los recursos del sistema, lo que puede ser una ventaja a la hora de trabajar en equipos con menos nivel de hardware.

Office Online también proporciona ventajas organizativas. Debido a que mantiene todos los archivos en OneDrive, no ocuparán espacio de almacenamiento en la máquina local, aunque también permite hacerlo si así lo seleccionas. Finalmente, señalar que Office Online trabaja con los formatos de archivo estándar de Office, como DOCX y XLSX, importante para garantizar la compatibilidad.

Actualización continua

Este Office para la web recibe actualizaciones continuas de Microsoft, interfaz, funciones, seguridad y de fallos conocidos. No tanto como Microsoft 365 en el que basa su funcionamiento, pero sí muchas más que la suite en local Office 2021 que no tendrá actualización de características hasta la próxima versión. Si es que Microsoft llega a producirla porque ya advirtió que la actual sería la última.

De esta manera Office Online estará perfectamente actualizado, poco después que las nuevas funciones hayan sido desplegadas para la suite comercial en nube.

Office Online no es perfecto

Llegados a este punto también hay que comentar los puntos menos fuertes de esta suite. O limitaciones más bien. Si necesitas las funciones más avanzadas de la suite comercial no las vas a encontrar. Tampoco hay versiones gratuitas de aplicaciones como Access, Visio y Project. Además, es una suite on-line con lo que ello significa, necesitas estar conectado y quizá no siempre te sea posible acceder a una conexión a Internet confiable.

Por otro lado, la industria ofrece alternativas a Office de mucha calidad y algunas gratuitas. Ejemplo Google Docs / G Suite que nada tiene que envidiar a la solución de Microsoft y si buscas software para instalación en local, ahí tienes la fantástica LibreOffice, de código abierto, totalmente gratuita y de prestaciones sobradas para la gran mayoría de consumidores.

¿Y Office Online? Nos gusta. Ligera, con interfaz simplificada, fácil de usar, con independencia de dispositivos y plataformas, y que ofrece de manera gratuita lo esencial de las grandes aplicaciones de la suite de Microsoft.