Gestión de grupos con Swirrl

Gestión de grupos con Swirrl
1 de diciembre, 2008

Si quieres que la colaboración con tus compañeros de trabajo o tus amigos sea menos complicada, Swirrl te ofrece el modo de conseguirlo. Esta aplicación on-line permite compartir información y archivos en Internet, haciendo que esté disponible en cualquier lugar y para un número ilimitado de miembros.

 

La colaboración on-line se hace más sencilla con la aplicación web Swirrl (www.swirrl.com), una herramienta que permite a un grupo de personas almacenar, compartir, editar y analizar información de forma participativa. Entre otras prestaciones, incluye un avanzado sistema de permisos (aunque exclusivo para la versión de pago), graba copias de cada documento y ofrece sistemas de búsqueda. Todo ello, eso sí, a través de una interfaz en inglés.

Paso 1. Regístrate en Swirrl

Para acceder a los servicios que ofrece esta aplicación es necesario conseguir una cuenta gratuita de Swirrl. En la web, pulsa sobre la opción Sign Up Free y, a continuación, completa la información que se te solicita (tu dirección de correo y un nombre para tu espacio), acepta las condiciones de uso y haz clic en el botón Sign Up. En unos segundos, recibirás un correo electrónico con un enlace para confirmar tu cuenta y, cuando pulses sobre él, se te solicitará tu nombre y tu contraseña para acceder en el futuro a Swirrl.

 

Ahora, cada vez que quieras entrar en este servicio, sólo tendrás que teclear la web de la aplicación con el nombre de dominio que le has otorgado (por ejemplo, www.swirrl.com/redactex). Por defecto, aparecerás registrado en Swirrl, aunque si necesitas iniciar sesión de nuevo el programa te solicitará tu dirección de correo electrónico y tu contraseña. Una vez que completes estos datos, accederás a la página inicial de tu grupo, para que puedas incluir información, invitar a nuevos miembros y subir archivos.

 

 

Paso 2. Escribe en tu tablón

 

Una de las herramientas más básicas de edición que ofrece Swirrl es su tablón de anuncios, en el que puedes escribir información que luego verán los otros miembros. Para escribir en él, pulsa sobre Edit this section y se mostrará un sencillo editor de texto, con las opciones comunes de escritura.

 

Al pinchar el botón Save, el mensaje escrito se publicará en la pestaña Home de tu página. Puedes seguir el mismo proceso tantas veces como quieras para ir añadiendo todos los anuncios que desees en tu tablón. Si, además, pulsas sobre la opción Add to bookmarks que aparece a la derecha del editor de texto, ese mensaje se agregará a la sección de favoritos de Swirrl, para que puedas acceder a él fácilmente.

 

Paso 3. Sube archivos

Además de agregar información en el tablón, Swirrl te permite subir a la web tus ficheros para que el resto de miembros puedan consultarlos o, incluso, editarlos, en función de los permisos que otorgues a cada uno. Acude para ello a la pestaña New de esta aplicación y verás cómo es posible agregar páginas, tablas de datos y archivos. Como es ésta la opción que nos interesa, en el campo New file haz clic en el botón Examinar, localiza en tu PC el archivo que quieres subir y escribe, si quieres, un comentario adicional. Una vez que pulses sobre el botón Create, el fichero se subirá automáticamente a tu cuenta de Swirrl.

Una vez que has añadido los archivos, puedes consultarlos desde la herramienta de búsqueda, disponible en la opción Search. Desde ella, tienes la opción de escribir un término en su cuadro de búsqueda, si conoces el título del fichero, o bien pulsar sobre Files para ver el listado de todos los que has subido.

Si pulsas directamente en el nombre del archivo, tendrás la opción de descargarlo de forma automática en tu PC. Además, asociado a cada fichero aparece el enlace File details, de modo que si pinchas sobre él se ofrecen los datos básicos del documento, como el enlace para acceder a él, el comentario que has añadido, el tamaño y la fecha de modificación. Además, puedes descargarlo en el equipo marcando la opción Download this file.

 

Paso 4. Invita a más gente

Y ahora que sabes cómo añadir información y subir archivos, sólo te queda saber cómo compartirlos, puesto que la aplicación ha sido diseñada para fomentar la colaboración. Al crear la cuenta de Swirrl, eres catalogado como el administrador de la web y, por tanto, eres tú quien puede invitar a otros usuarios, sin ninguna limitación de número. Para ello, en el menú Admin debes seleccionar la categoría Users y, una vez ahí, elige el comando Invite a new user. Basta con que introduzcas el correo electrónico del miembro que vas a invitar, escribas un mensaje y pulses en el botón Invite.

Tal como ha ocurrido en tu caso, a la persona que has invitado le llegará un correo electrónico con un enlace de confirmación y, posteriormente, deberá introducir su nombre y una contraseña para acceder al servicio. A partir de ese momento, podrás acceder a todos los contenidos que has subido a la Red y descargar los archivos. De nuevo en la pestaña Admin, entra en Users y verás todos los miembros que se han añadido a Swirrl.

Al hacer clic sobre alguno de los nombres, este servicio te permite otorgar a tu contacto la categoría de administrador, para que él también pueda invitar a nuevos usuarios o eliminar a alguno de los actuales, crear grupos o gestionar la cuenta en Swirrl. Decide el control que deseas dar a cada miembro y comienza a compartir archivos con ellos.

 

  • Share This