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La verdadera historia de Pésaro, Office 365 y OpenOffice

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Microsoft Office es la suite ofimática más popular del mundo y su versión Office 365, un valor en alza para la compañía. Con Office 365 profesionales y empresas pueden utilizar el software en toda su plenitud sin realizar grandes desembolsos por licencia, debido a que su modelo de negocio se basa en pago por suscripción. Office 365 es, en resumen, una solución de probada calidad, más completa y seguramente más potente que alternativas gratuitas como OpenOffice o LibreOffice. Pero, ¿más económica?

Retomamos la historia de Pésaro, una ciudad italiana que tras cuatro años desde su migración a OpenOffice, regresa a la suite de Microsoft con un considerable ahorro económico para las arcas municipales. Y la pregunta es obligatoria: ¿cómo es posible que un software de pago resulte más barato que uno cien por cien gratuito? En un principio, en la productividad está la clave y Microsoft Italia saca pecho por ello.

Según la compañía y de acuerdo a los datos de un informe encargado por el departamento técnico de la ciudad y la propia Microsoft, la implantación de Office 365 en lugar de OpenOffice proporciona hasta un 80% de ahorro. Las cifras concretas comprenden 500 funcionarios y un coste por usuario de 530 euros por un periodo de cinco años en el caso de la suite abierta, que se reducen a alrededor de 120 euros con Office 365.

En cuanto a los problemas experimentados con OpenOffice, los hay de incompatibilidad con los formatos cerrados de Microsoft Office, incluyendo bases de datos, y percances en su uso y rendimiento. Por ejemplo, el informe acusa fallos de la aplicación como cuelgues o lentitud. Así, la pérdida de productividad por usuario estimada se traducía en unos 15 minutos diarios, lo que a su vez arroja los gastos expuestos.

Por supuesto, los datos están tergiversados y lo que es peor, dejan aflorar una extraña actitud por parte de los responsables informáticos de Pésaro. Es, a tenor de lo que recogen en TechRepublic, lo que se deduce de los detalles que no se habían contado hasta ahora. Los cuatro puntos fundamentales son:

1. El informe refleja los costes asociados a la transición a nuevo software

Ergo, la inversión realizada en la migración hacia OpenOffice no era permanente, y de hecho a partir del quinto año la reducción es significativa, pues los problemas de adaptación remiten de una temporada a otra. Así, el primer año estuvieron afectados un máximo de 350 usuarios, el segundo 250, el tercero 150 y el cuarto solo 50. Por lo tanto, los 530 euros por usuario y lustro estaban a punto de desaparecer, cuando se ha decidido el cambio a Office 365. Microsoft erra asimismo al indicar en una gráfica que el coste por usuario es anual, y no quinquenal como en efecto es; o dando por sentado que sus precios no van a aumentar en ĺos próximos cinco años. Entre varias erratas más.

2. La migración hacia soluciones abiertas nunca se completó

Algunos sistemas se han mantenido todo este tiempo -la migración comenzó en 2011 y se ha dado por fallida este 2015- utilizando bases de datos de Microsoft Access y hojas de cálculo de Microsoft Excel, lo que ha dificultado la transición donde más duele: interoperabilidad. Es la pescadilla que se muerde la cola, ya que el software de Microsoft que permenecía en uso y complicaba la interoperabilidad se mantenía precisamente para conservar interoperabilidad.

3. Dudosa administraión técnica de la migración

La versión de OpenOffice utilizada en Pésaro desde el primer día hasta hoy data de 2010, en plena debacle del proyecto y, por el contrario, en plena ascensión de su bifucación LibreOffice. Es decir, se trata de una versión desfasada a todos los niveles: rendimiento, soporte de formatos, seguridad y por supuesto interoperabilidad con los formatos cerrados de Microsoft. A la cuestión de cuándo pensaban actualizar a una versión más reciente, la respuesta del portavoz municipal es un, más o menos, «ahora, a Office 365».

4. Inconsistencia en la toma de decisiones

El movimiento de la ciudad italiana demuestra inconsistencia debido a que se aduce la pérdida de productividad y el consiguiente aumento del gasto por la migración a una solución alternativa. Sin embargo, cuando está por concluir el periodo de adaptación y de gasto, o al menos el grueso del mismo, no revierten la situación, sino que inician una nueva migración. Y es que Microsoft Office ha cambiado mucho en los últimos años y los usuarios tendrán que readaptarse al nuevo paradigma.

En definitiva, las apariencias engañan una vez más y ni es lo que parecía, ni se hizo como debiera. Los repetidos «deslices» del informe, así como la utilización sesgada de la historia es hasta cierto punto comprensible: mercadotecnia. Lo demás no es digerible. Podrían haber prescindido de la triquiñuela y aludir a la superioridad técnica del software, de difícil contestación. Pero prefirieron no hacerlo. Con respecto a los responsables de la migración en Pésaro, es imposible ponerse en su piel, saber a qué se enfrentaron en realidad y si estaban preparados para ello. Los errores cometidos son, no obstante, igualmente incompensibles.

Mientras tanto el Gobierno de todo un país como Austria dice estar muy contento con OpenOffice; las también ciudades italianas de Todi y Terni han tomado el camino inverso, aunque con un poco más de agudeza ha optado por LibreOffice; otra gran ciudad como Múnich va mucho más allá; y el mismo Reino Unido ha apostado por ODF como formato oficial de documentos… Que al final es de lo que se trata: formatos abiertos que garanticen la interoperabilidad, la aplicación es lo de menos. El gran dilema es que esto último solo se puede conseguir ganándole terreno poco a poco al gigante para romper el monopolio, con el riesgo de que la aventura no siempre vaya bien.

Enfocado en las nuevas tecnologías empresariales y de usuario final. Especializado en Linux y software de código abierto. Dirijo MuyLinux y escribo en MC, MCPRO y MuySeguridad, entre otros.

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