6 alternativas a Microsoft Office y qué son OOXML y ODF

Microsoft Office sigue siendo, de largo, la suite ofimática más popular y usada del mundo. La posición de la que goza la solución del gigante de Redmond tiene mucho de meritocrática, a pesar de ciertas artimañas en torno a su propio formato que dificultan la expansión de las alternativas.

La calidad de Microsoft Office es incontestable, pero no es menos cierto que se trata de una suite privativa y principalmente de pago, si bien hay versiones limitadas que pueden ser usadas de forma gratuita. Otra razón para oponerse a la solución de la corporación originaria de Redmond es el hecho de que es la primera en no cumplir con su propio estándar para los documentos, OOXML.

Las suites de ofimática alternativas trabajan desde hace años para ofrecer una buena compatibilidad con los documentos generados con Microsoft Office, con resultados de lo más variado. Para muchos el que mejores resultados ha logrado en este sentido es WPS Office, aunque, si el documento es sencillo, no debería presentar problemas con ninguna suite que esté bien mantenida.

Otro punto a tener en cuenta es que no es extraño ver un documento generado con un lanzamiento antiguo de Microsoft Office que luego se ve totalmente roto tras abrirlo con una versión más reciente de la misma suite ofimática. Esto choca un poco si se tiene en cuenta que Microsoft es una compañía que tiene muy buena reputación en materia de retrocompatibilidad, pero no es inverosímil encontrarse con documentos antiguos que se ven rotos en versiones recientes de la suite.

Pero antes de profundizar en el tema y mencionar las alternativas más notables que hay para Microsoft Office, voy a exponer un poco sobre los principales formatos o estándares dentro del sector.

Qué es OOXML, el formato predeterminado de Microsoft Office y otras suites

OOXML, que es la abreviatura de Office Open XML, es un formato de ficheros basado en XML desarrollado por Microsoft para la representación de documentos generados con un procesador de textos, hojas de cálculo, presentaciones y gráficos.

OOXML fue introducido en Microsoft Office 2007 como un intento de sustituir al formato de archivo binario empleado de manera predeterminada desde la versión 97 hasta la 2003 de la suite. Para los usuarios, aparte de los profundos cambios introducidos a nivel de interfaz en Office 2007, se vio que los ficheros .doc, .xls y .ppt se convirtieron en .docx, .xlsx y .pptx, aunque manteniendo los formatos antiguos por razones de compatibilidad.

Con el fin de consolidar OOXML y darle una mejor imagen de cara a los consumidores, Microsoft consiguió en 2006 que fuera reconocido como un estándar de ECMA International y en 2008 por la ISO. Sin embargo, en su día muchos denunciaron que el proceso para su aprobación por la ISO estuvo lleno de sucesos extraños que ponen en duda su legitimidad.

Que OOXML fuera convertido en un estándar de iure debería de haber sido algo que contribuyera a mejorar la interoperabilidad, pero nada más lejos de la realidad, ya que muchos acusan a Microsoft de ser la primera en no cumplirlo. Esto se ve, más de década y media después, en que la correcta reproducción de los documentos OOXML sigue siendo un reto para las suites de ofimática alternativas.

Qué es ODF, el estándar actualmente impulsado por The Document Foundation

ODF fue la respuesta en su momento para el formato antiguo de Microsoft Office y que ha terminado compitiendo con OOXML, siendo derrotado en el proceso si tenemos en cuenta la clara preponderancia de la especificación desarrollada por el gigante de Redmond. Al igual que su rival, está orientado a documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones.

ODF partió basándose en la especificación de Sun Microsystems para OpenOffice.org XML. Logró convertirse en un estándar ISO en el año 2005 y, como no podía ser de otra forma, es empleado de manera predeterminada por OpenOffice.org (actualmente Apache OpenOffice), otra suite ofimática que nació en el año 2000 a partir de la liberación del código fuente de StarOffice.

La compra de Sun Microsystems por parte de Oracle en el año 2009 disparó los temores entre entusiastas y seguidores del software libre, sin que aquello resultase ser una exageración. El gigante de las bases de datos despidió al personal dedicado a OpenOffice.org y puso el proyecto al borde del colapso, pero por suerte los responsables de la propia suite ofimática movieron ficha para crear The Document Foundation y LibreOffice.

El principal problema de ODF es que apenas aporta valor para los usuarios frente a un OOXML muy consolidado, o dicho de otro modo, OOXML funciona, así que no hay razones para sustituirlo. Sin embargo, ODF tiene a su favor una mejor retrocompatibilidad, así que es menos probable que un documento antiguo en ese formato, ya sea ODT (generado con procesador de texto), ODS (hojas de cálculo) u ODP (presentaciones), acabe roto si es abierto con una versión reciente de LibreOffice o Apache OpenOffice.

Seis alternativas a Microsoft Office

LibreOffice

Empezamos con el exponente más conocido entre las suites de ofimática alternativas: LibreOffice. La solución desarrollada por The Document Foundation es bastante popular y es considerada como la principal punta de lanza del formato ODF. Aunque está presente de forma predeterminada en muchas distribuciones Linux, en realidad es un desarrollo multiplataforma que oficialmente también soporta Windows y macOS.

LibreOffice es una suite bastante completa al proporcionar procesador de textos (Writer), hojas de cálculo (Calc), presentaciones (Impress), bases de datos (Base), gráficos vectoriales (Draw) y fórmulas matemáticas (Math). Si bien trabaja por defecto con ODF, también soporta OOXML y el antiguo formato de Microsoft tanto para la apertura como la exportación. Por ahora no ofrece ningún servicio para trabajar en la nube, pero sí proporciona soporte para Google Drive, por ejemplo. El hecho de que esté fuertemente centrado para trabajar en local es un punto que gustará a los más recelosos de su privacidad.

Lo triste de LibreOffice es que no dispone de ningún editor de documentos para móviles, así que en ese frente se puede recurrir a Collabora Office, una implementación/bifurcación de LibreOffice desarrollada por la empresa británica Collabora, la cual tiene un estrecho vínculo con Linux y el software libre.

ONLYOFFICE Desktop Editors

ONLYOFFICE, que es desarrollada por la empresa letona Ascensio System SIA, es la principal rival de LibreOffice. Si señalamos esto es debido a que también es software libre al estar su código fuente publicado bajo la licencia AGPLv3, así que es software libre.

Los editores para escritorio de ONLYOFFICE ponen a disposición un procesador de textos, hojas de cálculo y una aplicación para presentaciones de diapositivas digitales. Esta menor cantidad de aplicaciones queda compensada con una interfaz mucho más moderna y que se parece más a la empleada desde hace años por Microsoft Office, además de la capacidad de lidiar con documentos de distinto tipo (presentaciones, texto y/o hojas de cálculo) en una misma ventana.

Una peculiaridad de ONLYOFFICE es que trabaja por defecto con OOXML, aunque también soporta ODF y puede exportar a formatos como PDF y EPUB. Más de uno dice que es mejor para trabajar con OOXML que LibreOffice.

Apache OpenOffice

Apache OpenOffice es, básicamente, el actual OpenOffice.org. A pesar de mantener el nombre, la realidad es que los desarrolladores de la suite que estuvo debajo de Sun Microsystems se pasaron a LibreOffice nada más crearse la bifurcación.

Apache Foundation, que es la actual responsable de OpenOffice, se convirtió hace tiempo en una especie de vertedero en el que van a parar todas las aplicaciones, servicios y herramientas que han dejado de ser útiles para las empresas que en un principio las crearon y mantuvieron. Esa es la realidad de la institución que también se hace cargo del conocido servidor web Apache y de Tomcat, además de otros proyectos que siguen teniendo peso en los sectores de la programación y los servidores.

OpenOffice acabó bajo Apache después de que fuera donado por Oracle, proceso que el gigante de las bases de datos repitió tiempo después con el IDE NetBeans. El cambio de casa trajo consigo un cambio de licencia, que pasó de la GPL a la permisiva Apache 2.

A pesar de que el uso de una licencia más permisiva debería hacer que OpenOffice fuera más atractiva para las empresas, cosa que fue respondida por LibreOffice adoptando la MPL de Mozilla, desde hace años es un proyecto que apenas tiene capital humano, así que su desarrollo ha ido mucho más lento que la de su bifurcación. Por otro lado, en la actualidad es incapaz de exportar a OOXML al menos en su configuración predeterminada.

A pesar de su lento desarrollo y ciertas limitaciones, Apache OpenOffice cuenta básicamente con las mismas aplicaciones que LibreOffice y para muchos ofrece un mejor desempeño en Windows.

WPS Office

WPS Office, antes llamada Kingsoft Office, es para muchos la mejor alternativa que existe para Microsoft Office, o al menos es para muchos la que mejor compatibilidad ofrece con los documentos generados con la suite del gigante de Redmond.

WPS Office es desarrollada por la empresa china Kingsoft (de ahí su anterior nombre) y en su versión gratuita proporciona procesador de textos, hojas de cálculos, presentaciones de diapositivas digitales y edición limitada de PDF.

Si el usuario decide pasar por caja, obtiene beneficios y características adicionales como anotaciones en documentos PDF, la combinación y organización documentos PDF, la extracción datos de imágenes mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR), firmar y cifrar documentos PDF, acceder de forma completa a todas las plataformas, obtener 20GB de almacenamiento en la nube, además de la edición de texto, imágenes y páginas en documentos PDF.

Pero dejando aparte sus características, de las cuales muchas son compartidas con otras suites de ofimática, su principal virtud apunta a ser su alta compatibilidad con los documentos generados con Microsoft Office. Oficialmente ofrece soporte para Windows, Linux, macOS, Android e iOS.

FreeOffice

FreeOffice es la versión gratuita de la suite ofimática SoftMaker Office. Como no podía ser de otra forma, tiene bastantes limitaciones frente al software de pago, pero igualmente puede ser de utilidad para la mayoría al contar con un procesador de textos, hojas de cálculo y presentaciones de diapositivas digitales.

SoftMaker, de origen alemán, es una de las veteranas cuando se trata de ofrecer una suite ofimática alternativa a la de Microsoft que además cuente con compatibilidad con esta, aunque eso no le ha impedido desarrollar sus propios formatos de documentos orientados a exprimir todas las capacidades de SoftMaker Office.

El usuario encontrará en FreeOffice una interfaz atractiva que se ajusta mucho a las líneas de diseño que empezaron a imponerse desde Microsoft Office 2007. Esto se suma a un soporte multiplataforma que abarca Windows, Linux, macOS y Android, pero tanto la versión gratuita como la de pago de la suite son software privativo.

Google Docs Editors

Y cerramos la lista con Google Docs Editors, una las suites de ofimática más populares. Cuenta con procesador de textos (Google Docs), hojas de cálculo (Google Sheets), presentaciones (Google Slides), gráficos vectoriales (Google Drawings), formularios en línea (Google Forms), un editor de sitio web (Google Sites) y una aplicación para tomar notas (Google Keep).

Es importante tener en cuenta que Google Docs una suite en la nube, así que su uso está fuertemente orientado a estar conectado a Internet. Pese a eso, tiene posibilidades de edición fuera de línea.

Cuando Google Docs es usada en Android o iOS, lo normal es recurrir a las aplicaciones disponibles para esos sistemas operativos, pero en equipos de sobremesa lo habitual es emplear un navegador web. Eso sí, es importante tener en consideración que el navegador web se base en una versión reciente de Chromium para garantizar la compatibilidad. En caso de duda, lo suyo es tirar de Google Chrome (el uso en Linux de una compilación sin adulterar de Chromium debería valer).

A nivel de características, al menos en su variante gratuita, no tiene tantas posibilidades como Microsoft Office, pero puede ser suficiente para la mayoría de usuarios y para esas situaciones en las que se necesita editar rápidamente algún documento. Es capaz de soportar OOXML y ODF y de exportar a PDF y EPUB.

Conclusión

Alternativas a Microsoft Office hay muchas y aquí solo he mencionado algunos ejemplos. Sin embargo, la forma que tiene la corporación originaria de Redmond de gestionar su propio estándar hace que para muchos sea difícil desprenderse de su suite ofimática.

Afortunadamente es posible usar Microsoft Office de forma gratuita, aunque sea con limitaciones, pero eso no deja de ser una forma de alimentar a una solución que desde hace décadas ejerce un abuso de posición dominante en el sector.